Przestrzenie do spotkań
Przemieszczanie się na odległość zabiera sporo czasu i nie zawsze jest tanie. Już prawie standardem jest, że do 30-60 minutowego spotkania w ramach tego samego miasta musimy doliczyć 60-120 minut na podróż. Trudno pogodzić się ze utratą takiej ilości czasu, kiedy na nasze barki spada coraz to więcej obowiązków i zadań. Szczególnie, że często w taie spotkanie zaangażowane jest kilka osób. Inna rzecz, że nie zawsze mamy możliwość fizycznego spotkania się w tym samym miejscu i czasie. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na narzędzia do pracy zespołowej i realizacji spotkań online.
Zatarcie granicy spotkania jest tym, co dziś charakteryzuje i jednocześnie wyróżnia różne miejsca spotkań. Ich ideą jest oddanie podobnego odczucia, jak gdybyśmy pracowali razem w ramach tego samego pomieszczenia. Do tego celu wygodne jest posiadanie dedykowanego wideoterminala, a czasem nawet specjalnego pomieszczenia.
W zależności od przeznaczenia danego miejsca spotkań, potrzebne są inne urządzenia oraz różne elementy oprzyrządowania sali konferencyjnej, a czasem nawet ich inne rozmieszczenie. Dotyczy to nie tylko umiejscowienia ekranów, głośników i mikrofonów, ale także takich rzeczy, jak tablice, stoły i krzesła. Miejsce spotkań powinno sprawiać i oddawać wrażenie dużej realności i naturalności spotkania, zacierając granice pomiędzy światem rzeczywistym i cyfrowym.
O ile z czasem zmieniają się zarówno trendy w obszarze projektowania i wyglądu takich pomieszczeń, jak i funkcjonalności i możliwości ich osprzętu, to staramy się tu nakreślić tylko dostępne możliwości i pomóc w obraniu właściwego kierunku.
Firma Cisco System wspiera nie tylko swoje rozwiązania w zakresie audio, ale również posiada certyfikację do integracji z innymi firmami jak np. Shure, Sennheiser & QSC czy Yamaha. Dzięki takiemu połączeniu można zaadresować najbardziej wymagające przestrzenie konferencyjne. Więcej o certyfikowanych podzespołach systemu audio/wideo można znaleźć tutaj.
W miejscu tym udostępniliśmy zaledwie kilka wybranych pomysłów na realizację takich miejsc. Jeżeli jesteś zainteresowany budową przestrzeni do spotkań i/lub wideoterminalami,
Mały pokój do strategicznych spotkań biznesowych
Dzięki takiemu miejscu, pracownicy oddziałów mogą łatwo i szybko dołączyć do globalnych spotkań. W lewym dolnym rogu każdego z obrazków można zobaczyć perspektywę widoku drugiej strony połączenia. Jest to także bardzo dobre miejsce do prowadzenia negocjacji, ustaleń i spotkań z klientami, jak i również wewnętrznych rozmów pomiędzy mniejszymi zespołami pracowników, które to rozlokowane są w różnych lokalizacjach.
Sterowanie wideoterminalem może odbywać się poprzez pilota lub specjalny tablet umiejscowiony na stole. W przypadku mniejszych sal, zwykle wystarczają mikrofony wbudowane w wideoterminal, ale istnieje możliwość dołożenia do zestawu także mikrofonów stołowych, jak i sufitowych. W kamerę i głośniki pokazanego wideoterminala wbudowany jest algorytm, który wykrywa prezentera i białą tablicę. W ten sposób automatycznie nakierowuje on kamerę i ustawia stosowne zbliżenie. Powyżej widać, jak ważne jest rozmieszczenie odpowiednich elementów pokoju spotkań. Dzięki umiejscowieniu tablicy na przeciwko wideoterminala, druga strona połączenia widzi wszystko, co jest na niej rysowane.
Firma Cisco System wspiera nie tylko swoje rozwiązania w zakresie audio, ale również posiada certyfikację do integracji z innymi firmami jak np. Shure, Sennheiser & QSC czy Yamaha. Dzięki takiemu połączeniu można zaadresować najbardziej wymagające przestrzenie konferencyjne. Więcej o certyfikowanych podzespołach systemu audio/wideo można znaleźć tutaj.
Wieloosobowe spotkania biznesowe
W takich miejscach warto stosować wideoterminale z kilkoma kamerami i obsługą funkcji śledzenia mówcy. W trakcie, kiedy jedna kamera śledzi aktualnego mówcę, to zaawansowany system mikrofonów cały czas nasłuchuje. Druga kamera stara się wykryć twarz nowego mówcy, ustawiając się w jego kierunku, aby płynnie przełączyć obraz.
Do wielu wideoterminali i kodeków można dołączyć drugi ekran oraz dodatkowo kierować z niego obraz do rzutnika lub telewizora. O ile nie musi być to ekran, należący do tego samego kompletu co zakupione rozwiązanie, to jeżeli wszystko czego użyjemy sprawia wrażenie spójnej całości i jedności, to prezentuje się to o wiele lepiej.
Stąd jeżeli potrzebny będzie nam drugi ekran, to warto zamówić go w komplecie, tak by oba wyglądały jednako.
Dodatkowy ekran, to niekoniecznie kopia tego samego obrazu. Na jednym ekranie możemy mieć głównego mówcę, a na drugim kilku pozostałych lub udostępniony kontent (np. prezentacja). Dlatego polecamy użycie dwóch ekranów chociaż w głównej lokalizacji i każdej większej salce konferencyjnej.
Warto zastanowić się także nad układem sali spotkań. Powyżej, w prawej dolnej części obrazka widać dość nietypowy układ ze stołem wzdłuż wideoterminala, który daje większe poczucie bliskości pomiędzy rozmówcami.
Większe sale konferencyjne
Kilka ekranów, wiele kamery i dodatkowe mikrofony, to często podstawowe elementy dużych sal konferencyjnych. Pomieszczenia te są na tyle spore, że precyzjne nakierowywanie kamer na aktywnego mówcę staję się niezbędne, a odległość od ekranu na tyle duża, że dla lepszej czytelności kontent powinien być prezentowany na oddzielnym, dużym ekranie. W takich miejscach zalecane jest także zastosowanie mikrofonów sufitowych lub nabiórkowych, które lepiej zbierają dźwięk. W przypadku mikrofonów sufitkowych, oddzielne mikrofony powinny być zlokalizowane nad uczestnikami i lokalnym mówcą/prezenterem.
Dla bardziej wymagających polecamy także funkcję śledzenia prezentera. Kiedy realizujemy prezentacje dla lokalnych i zdalnych uczestników, to staje się ona niezbędna. Wcześniej mówiliśmy o śledzeniu mówcy i nie było w scenariuszu lokalnego prezentera. Spotkania odbywały się tylko pomiędzy zdalnymi uczestnikami. Śledzenie lokalnego prezentera wymaga dodatkowej kamery, która razem z odpowiednim ekranem montowana jest po przeciwległej stronie pomieszczenia. Dzięki tej kamerze wszyscy zdalni uczestnicy patrzą na twarz, a nie plecy prowadzącego. Także system nagrywania spotkań ma lepszą możliwość nagrania tego, co mówi i pokazuje prezenter. Ekran jest po to, aby prezenter mógł widzieć i siebie i zdalnych uczestników.
Warto zwrócić uwagę na to, że w nowszych modelach wideoterminali ilość zastosowanych kamer nie jest już tak bardzo widoczna na zewnątrz. Oczywiście, trzeba też uważać na inne, które mają jedną kamerę i starają się realizować pewne funkcje bardziej programowo. Jest to zwykle mniej dokładne i charakteryzuje się niższą jakością, ale na pewno w zakupie jest tańsze.
Dla przykładu, powyżej widać wideoterminal, który posiada aż 4 kamery 5K. Jedna z nich o przekątnej 83° łapie obraz całego pomieszczenia, a trzy pozostałe o przekątnej 50° służą do precyzyjnego śledzenia mówcy. Tam, gdzie chcemy oddać większe wrażenie przebywania w jednym pomieszczeniu, istotne stają się też odpowiednie stoły. Na obrazkach powyżej można dostrzec szerszą szerokość stołu bliżej wideoterminala. Im dalej od niego, tym stół staje się węższy. W ten sposób można też złapać dobrze większą ilość uczestników. Wysokość biurka powinna być dostosowana do wysokości ekranów wideoterminala. W ten sposób, jeżeli po drugiej stronie mamy takie samo pomieszczenie, uzyskamy efekt jakby lustra, niemniej z innymi uczestnikami.
Dwa poniższe zdjęcia pokazują ten sam układ i problematykę, co dwa pierwsze w tej sekcji.
Mają tak samo ulokowane mikrofony sufitowe oraz podobny układ stołów. O ile różnią się nieco zastosowanymi wideoterminalami, to nie to jest kluczowe. Proszę zwrócić uwagę na atmosferę, jaką całościowo oddaje sala. Jest to kolejny czynnik o jakim warto pamiętać przy tworzeniu każdego miejsca spotkań.
Z lewej widać układ odpowiadający sali konferencyjnej, gdzie nie ma prezentera dla lokalnych słuchaczy. Spotkanie skupia się na komunikacji dość demokratycznej, gdzie każdy zabiera głos. Z prawej widać układ odpowiadający sali konferencyjnej, gdzie jest dodatkowo prezenter dla lokalnych i zdalnych słuchaczy, na którym to skupia się większa uwaga wszystkich stron. Z prawej widać też dodatkowy ekran i kamerę po przeciwległej stronie prezentera, która go śledzi. Dzięki temu zdalni słuchacze mogą widzieć prezentera od przodu, a też prezenter może widzieć swoich zdalnych słuchaczy.
Urządzenia te mogą działać zarówno w ramach systemu wideokonferencyjnego on-prem, jak i platform chmurowych Cisco Webex czy Microsoft Teams. Zobacz je w akcji:
- The AI video bar for any medium meeting space | Cisco Room Bar Pro
- Distance Zero | Cisco Collaboration Devices
- Premier video meetings, perfectly framed | Cisco Room Kit EQX
- Cisco Ceiling Microphone Pro - The best your meeting room will ever sound
Listę certyfikowanych urządzeń do pracy zarówno z Cisco Webex, jak i Microsoft Teams można znaleźć tutaj.
Do urządzeń tych można dołączyć dodatkową kamerę wizyjną typu PTZ (Pan-Tilt-Zoom) z możliwością obracania, pochylania i powiększania do funkcjonalności automatycznego śledzenia prezentera oraz dodatkowy ekran, dzięki któremu w ramach większej sali każdy będzie widział to, co znajduje się na głównym ekranie lub też prezentujący, będzie mógł widzieć uczestników. Dostępna jest także wersja mobilna urządzenia, na kółkach, które umożliwiają jej wygodne przenoszenie pomiędzy salami.
Aby dobrze zaprojektować taką przestrzeń, trzeba spojrzeć na o wiele więcej czynników i wziąć pod uwagę dużo więcej zmiennych, niż udało nam się tu przedstawić. Dlatego
Mamy możliwość zaprezentowania podobnych przestrzeni do spotkań na terenie Krakowa i Warszawy.
Pokazane tutaj urządzenia mogą rejestrować się zarówno do lokalnych systemów wideokonferencyjnych, jak i również do platformy Cisco Webex w chmurze firmy Cisco Systems. To drugie jest dużą zaletą dla wszystkich mniejszych i średnich firm oraz wszelkiej maści freelancerów i ostatnio modnych startupów, gdyż nie wymaga budowy własnej infrastruktury.
Na rynku jest zbyt dużo sprzętu z szarego kanału, stąd koniecznie sprawdzaj, czy firma sprzedająca produkty firmy Cisco Systems jest na 100% jej partnerem handlowym. Sprawdzić można to w Cisco Partner Locator, gdzie też jesteśmy.
