Miejsca do spotkań
 
Przemieszczanie się na większe odległości zabiera dużo czasu i nie jest tanie, a w obszarze tego samego miasta jest coraz bardziej czasochłonne. Już prawie standardem jest, że do 30-60 minutowego spotkania w ramach tego samego miasta musimy doliczyć 60-120 minut na podróż. Trudno pogodzić się ze stratę takiej ilości czasu, kiedy na nasze barki spada coraz więcej obowiązków i zadań do wykonania w coraz to krótszym czasie.
 
Inna rzecz, że nie zawsze mamy możliwość fizycznego spotkania się w tym samym miejscu i czasie. Dlatego coraz więcej organizacji decyduje się na narzędzia do pracy zespołowej i realizacji spotkań online.

Zatarcie granicy spotkania, jest tym co dziś charakteryzuje i jednocześnie wyróżnia różne miejsca spotkań. Ich ideą jest oddanie podobnego odczucia, jak gdybyśmy pracowali razem w ramach tego samego pomieszczenia. Do tego celu wygodne jest posiadanie dedykowanego wideoterminala, a czasem nawet specjalnego pomieszczenia.
 
 
W zależności od przeznaczenia miejsca spotkań, potrzebne są inne urządzenia i oprzyrządowanie, a czasem nawet ich rozmieszczenie. Dotyczy to nie tylko umiejscowienia ekranów, głośników i mikrofonów, ale także takich rzeczy, jak tablice, stoły i krzesła. Miejsce spotkań powinno sprawiać i oddawać wrażenie dużej realności i naturalności spotkania, zacierając granice pomiędzy światem rzeczywistym i cyfrowym.

W miejscu tym udostępniliśmy zaledwie kilka wybranych pomysłów na realizację takich miejsc. Jeżeli jesteś zainteresowany budową przestrzeni do spotkań i wideoterminalami, This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Możemy nie tylko pomóc w doborze sprzętu i oprogramowania, ale także je wycenić, sprzedać, zainstalować i skonfigurować.

Wszystkich zainteresowanych odwiedzeniem podobnych pokoi na terenie Krakowa This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.


Pokazane tutaj urządzenia mogą rejestrować się zarówno do lokalnych systemów wideokonferencyjnych, jak i również do platformy Cisco Webex w chmurze firmy Cisco Systems. To drugie jest dużą zaletą dla wszystkich mniejszych i średnich firm oraz wszelkiej maści freelancerów, gdyż nie wymaga budowy własnej infrastruktury.

Do zdalnej pracy z domu i osobistych zastosowań
 
Z dnia na dzień wzrasta ilość osób, które coraz więcej i częściej pracują z domu. Na terenie organizacji wzrasta zapotrzebowanie na niewielkie miejsca, gdzie można z kimś w spokoju porozmawiać i wspólnie pracować. Najczęściej ten ktoś pracuje w innym miejscu. W trakcie wspólnej pracy zdarza się, że potrzebujemy pokazać i omówić jakiś dokument, a czasem nawet na nim coś zaznaczyć lub narysować.
 

W organizacjach coraz częściej pracujemy z wieloma osobami w otwartych przestrzeniach. Czasem ciężko jest w nich prowadzić niektóre rozmowy lub nie zawsze da się skupić. Dlatego warto posiadać kilka miejsc podobnych do tego, jakie widać na obrazku.
 
 
W ten sposób można w dowolnym momencie uciec z otwartej przestrzeni w celu przeprowadzenia rozmowy lub wspólnej pracy w mniejszym gronie.


Kiedy nie prowadzimy aktywnej rozmowy, to dostępny wideoterminal może pełnić rolę dodatkowego ekranu, który ułatwia i przyśpiesza pracę. Dlatego dobrym pomysłem jest wykorzystanie takich wideoterminali, jako dodatkowych monitorów w pokojach dyrekcji i menadżerów, a czasem nawet konsultantów.
 
 
W ten sposób bez wychodzenia ze swojego pokoju mogą zarówno dołączyć do większego spotkania, jak i prowadzić delikatniejsze rozmowy twarzą w twarz.
 
Takie wideotermonale biurkowe też świetnie nadają się do zastosowań w centrach medycznych, przychodniach i szpitalach. Nie tylko łatwiej można przekazać oraz pokazać pacjentowi istotne dla niego informacje, ale w trakcie ich omawiania mogą dołączyć także inne osoby. Zarówno od strony pacjenta, jak i ośrodka medycznego.
 
 
Lekarze też mogą wykorzystywać takie urządzenia do konsultacji online z domu czy też w jakiś wybranych godzinach udzielać takich konsultacji z ośrodka medycznego. Wbrew pozorom, sporo na temat zdrowia da się wyczytać z twarzy pacjenta, a nie każdy może czuć się na tyle na siłach, by udać się do przychodni.


Takie biurkowe wideoterminale mogą być udostępniane zdalnym pracownikom lub tym, którzy często pracują z domu. W ten sposób łatwiej będą oni mogli pracować z resztą swojego zespołu, bez względu na dzielącą ich odległość.
 

Intensywne prace projektowe rozproszonych zespołów
 
Kiedy intensywnie pracujemy nad projektem, bardzo często sięgamy po pisak, a następnie rysujemy i piszemy coś po tablicy. Niektóre rzeczy po prostu łatwiej jest wyrazić czy wyjaśnić za pomocą rysunku. Zdarza się, że przebywanie wszystkich w jednym pomieszczeniu z tablicą nie jest możliwe. Musimy kooperować z innymi odległymi zespołami lub to nasz zespół jest dość rozproszony. Pomocne jest wtedy wykorzystanie urządzenia z funkcją białej tablicy.


W ten sposób możemy równocześnie z resztą oddalonych od nas osób rysować jak na typowej białej tablicy, a powstałe rysunki zapisać do wspólnego obszaru. Oczywiście w trakcie wspólnej sesji można swobodnie się ze sobą komunikować także za pomocą głosu czy wideo. W końcu takie urządzenie jest też wideoterminalem.
 
Dodatkowym atutem takiego urządzenia jest duży ekran dotykowy, na którym możemy również wyświetlać omawiane dokumenty. Da się po nich pisać i rysować, a następnie zapisać w formie obrazka będącego zrzutem ekranu. Tego nie zapewni nam zwykła biała tablica. W taki sposób można dla przykładu udostępnić plan dalszego działania i wspólnie go nie tylko omówić, ale też wygodnie skorygować.


Przy wielu projektach wykorzystywane są tablice do których przykleja się karteczki z adnotacjami. Prezentowane urządzenie udostępnia podobną funkcjonalność. Kiedy wybierzemy karteczkę i jej kolor, to na ekranie pojawi się klawiatura, dająca możliwość wprowadzenia adnotacji. O ile zawsze można skierować kamerę na tradycyjną tablicę z karteczkami, to jednak nie jest to to samo. Urządzenie obsługujące funkcję karteczek z adnotacjami (ang. sticky notes) daje możliwość jednoczesnej obsługi takiej tablicy przez wszystkich członków zespołu.


Taka tablica posiada też wszystkie funkcje typowego wideoterminala, stąd można wykorzystywać ją do spotkań wideo, czy nawet prezentować na niej treść z laptopa dla lokalnych i zdalnych uczestników spotkania.


Co najlepsze, da się z niej korzystać całkowicie bezprzewodowo. Potrafi sparować się z urządzeniem użytkownika przy użyciu ultradźwięków, a następnie umożliwia prezentowanie treści i sterowanie poprzez tą samą sieć danych. Da się do niej także podłączyć za pomocą różnych wejść i przewodów.

Mały pokój do strategicznych spotkań biznesowych
 
Dzięki takiemu miejscu, pracownicy oddziałów mogą łatwo i szybko dołączyć do globalnych spotkań. W lewym dolnym rogu można zobaczyć perspektywę widoku z większej sali konferencyjnej innej lokalizacji. Jest to także miejsce do prowadzenia negocjacji, ustaleń i spotkań z klientami oraz wewnętrznych rozmów pomiędzy mniejszymi zespołami pracowników, które zlokalizowane są w różnych lokalizacjach firmy. 
 
 
Sterowanie wideoterminalem może odbywać się poprzez pilota lub specjalny tablet umiejscowiony na stole. W przypadku mniejszych sal, zwykle wystarczają mikrofony wbudowane w wideoterminal, ale istnieje możliwość dołożenia do zestawu także mikrofonów stołowych, jak i sufitowych.
 
W kamerę i głośniki pokazanego wideoterminala wbudowany jest algorytm, który wykrywa prezentera i białą tablicę. W ten sposób automatycznie nakierowuje on kamerę i ustawia stosowne zbliżenie.
 

Powyżej widać, jak ważne jest rozmieszczenie odpowiednich elementów pokoju spotkań. Dzięki umiejscowieniu tablicy na przeciwko wideoterminala, druga strona połączenia widzi wszystko, co jest na niej rysowane.

Wieloosobowe spotkania biznesowe
 
W takich miejscach warto stosować wideoterminale z dwoma kamerami i obsługą funkcji śledzenia mówcy. W trakcie, kiedy jedna kamera śledzi aktualnego mówcę, to zaawansowany system mikrofonów cały czas nasłuchuje. Druga kamera stara się wykryć twarz nowego mówcy, ustawiając się w jego kierunku, aby płynnie przełączyć obraz.
 
 
Do wielu wideoterminali można dołączyć drugi ekran lub nawet kilka innych miejsc wyjścia. Zatem obraz można także kierować do rzutnika lub telewizora. Nie musi być to ekran, należący do kompletu sprzedawanego rozwiązania. Niemniej, jeżeli wszystko czego użyjemy sprawia wrażenie spójnej całości i jedności, to prezentuje się to o wiele lepiej. Stąd jeżeli potrzebny będzie nam drugi ekran, to warto zamówić go w komplecie.
 
 
Dodatkowy ekran, to niekoniecznie kopia tego samego obrazu. Na jednym ekranie możemy mieć głównego mówcę, a na drugim kilku pozostałych lub udostępniony kontent (np. prezentacja). Dlatego polecamy użycie dwóch ekranów chociaż w głównej lokalizacji i każdej większej salce konferencyjnej.
 
 
Warto zastanowić się także nad układem sali spotkań. Powyżej widać dość nietypowy i nie prezentowany dotąd układ ze stołem wzdłuż wideoterminala, który daje większe poczucie bliskości pomiędzy rozmówcami.

Typowe i nietypowe sale konferencyjne
 
Dwa ekrany i dwie kamery to niezbędna rzecz w każdej dużej sali konferencyjnej. Pomieszczenie jest na tyle spore, że nakierowywanie kamer na aktywnego mówcę staję się niezbędne, a odległość od ekranu na tyle duża, że dla lepszej czytelności kontent powinien być prezentowany na oddzielnym, dużym ekranie.
 
W takich miejscach zaleca się także stosowanie mikrofonów sufitowych, które lepiej zbierają dźwięk. Oddzielne mikrofony powinny być zlokalizowane nad uczestnikami i lokalnym mówcą/prezenterem.


Dla bardziej wymagających polecamy także funkcję śledzenia prezentera. Kiedy realizujemy prezentacje dla lokalnych i zdalnych uczestników, to staje się ona niezbędna. Wcześniej mówiliśmy o śledzeniu mówcy i nie było w scenariuszu lokalnego prezentera. Spotkania odbywały się tylko pomiędzy zdalnymi uczestnikami.


Śledzenie lokalnego prezentera wymaga dodatkowej kamery, która razem z odpowiednim ekranem montowana jest po przeciwległej stronie pomieszczenia. Dzięki tej kamerze wszyscy zdalni uczestnicy patrzą na twarz, a nie plecy prowadzącego. Także system nagrywania spotkań ma lepszą możliwość nagrania tego, co mówi i pokazuje prezenter. Ekran jest po to, aby prezenter mógł widzieć i siebie i zdalnych uczestników.
 
Warto zwrócić uwagę na to, że w nowszych modelach wideoterminali ilość zastosowanych kamer nie jest już tak bardzo widoczna na zewnątrz. Oczywiście, trzeba też uważać na inne, które mają jedną kamerę i starają się realizować pewne funkcje bardziej programowo. Jest to mniej dokładne, ale na pewno tańsze.


Dla przykładu tutaj widać wideoterminal, który posiada aż 4 kamery 5K. Jedna z nich o przekątnej 83° łapie obraz całego pomieszczenia, a trzy pozostałe o przekątnej 50° służą do precyzyjnego śledzenia mówcy.


Tam gdzie chcemy oddać większe wrażenie przebywania w jednym pomieszczeniu, istotne stają się też odpowiednie stoły. Zarówno na obrazku powyżej, jak i poniżej można dostrzec szerszą szerokość stołu bliżej wideoterminala. Im dalej od niego, tym stół staje się węższy. W ten sposób można też złapać dobrze większą ilość uczestników.
 
 
Wysokość biurka powinna być dostosowana do wysokości ekranów wideoterminala. W ten sposób, jeżeli po drugiej stronie mamy takie samo pomieszczenie, uzyskamy efekt jakby lustra, niemniej z innymi uczestnikami.
 
Dwa ostatnie zdjęcia sal konferencyjnych pokazują ten sam układ i problematykę, co dwa pierwsze. Mają tak samo ulokowane mikrofony sufitowe oraz podobny układ stołów. O ile różnią się nieco zastosowanymi wideoterminalami, to nie to jest kluczowe. Proszę zwrócić uwagę na atmosferę, jaką całościowo oddaje sala. Jest to kolejny czynnik o jakim warto pamiętać przy tworzeniu każdego miejsca spotkań.
 
 
Powyżej widać układ odpowiadające pierwszej zaprezentowanej sali konferencyjne, gdzie nie ma prezentera dla lokalnych słuchaczy. Spotkanie skupia się na komunikacji dość demokratycznej, gdzie każdy zabiera głos. Poniżej widać układ odpowiadający drugiej zaprezentowanej sali konferencyjnej, gdzie jest dodatkowo prezenter dla lokalnych i zdalnych słuchaczy, na którym to skupia się większa uwaga wszystkich stron.
 
 
Powyżej widać też dodatkowy ekran i kamerę po przeciwległej stronie prezentera, która go śledzi. Dzięki temu zdalni słuchacze mogą widzieć prezentera od przodu, a też prezenter może widzieć swoich zdalnych słuchaczy.

Spotkania zarządów
 
Zatarcie granic pomiędzy światem rzeczywistym i cyfrowym da się osiągnąć na wiele sposobów. Wymaga to wykorzystania dobrze dobranych i pasujących do siebie komponentów oraz dedykowanych pomieszczeń.
 
 
Przykład takiego pomieszczenia można zobaczyć poniżej. Warto zwrócić uwagę na użycie dodatkowego ekranu u dołu, gdzie prezentowany jest kontent. Pozostałe ekrany stosowane są do tego, aby jak najlepiej oddać wrażenie prowadzenia realnej i naturalnej rozmowy.


Przy projektowaniu tych systemów zaleca się stosowanie dedykowanych pokoi. Aby otrzymać najlepszy efekt, w spotkaniach powinno uczestniczyć do 6 (zdjęcie na górze) lub do 18 osób (zdjęcie na dole).


Oczywiście, taki system także można rozbudować o dodatkowe ekrany. Te umiejscowione u dołu głównych ekranów zwykle dedykowane są tylko dla osób siedzących przy przednim stole. Jeżeli pozostali uczestnicy także mają widzieć prezentowany tam kontent, to powinno dołożyć się dodatkowe ekrany (widoczne po bokach).
 
 
Aby zachować jak najlepszą jakość, systemy do takich zastosowań dostarczane są z całym umeblowaniem.

Miejsca szkoleniowe i sale wykładowe
 
Nie można zapomnieć o edukacji. Nawet jeżeli prowadzący jest na miejscu, to w takich zajęciach mogą także zdalnie uczestniczyć inni. Nie tylko osoby z innych miast, czy krajów, ale też osoby którym nie udało się dotrzeć na zajęcia. W takich zajęciach mogą też uczestniczyć studenci z innych lokalizacji uczelni, ze specjalnych sali szkoleniowych.


Oczywiście, takie zajęcia także mogą być prowadzone zdalnie przez prowadzącego, który akurat musiał udać się w ich terminie do odległego miejsca.


Przy dużych salach wykładowych dodatkowo trzeba zwrócić uwagę na nagłośnienie, mikrofony oraz wielkość ekranu.


Z resztą rzeczy jest tak samo, jak omówiliśmy to przy okazji innych typów pomieszczeń. Bardzo ważne jest pamiętanie o lokalnym prezenterze, który równolegle prowadzi zajęcia dla lokalnych i zdalnych słuchaczy. Jeżeli przewidujemy taki scenariusz, to potrzebne będzie zamontowanie kamery z ekranem po przeciwległej stronie pokoju.


Jeżeli prowadzący ma prowadzić zajęcia zdalnie, to warto też nie zapomnieć o zestawie dla niego, który można zobaczyć w lewym dolnym rogu zdjęcia. Powinno to zapewnić lepszą jakość prezentowanego obrazu i wygodę prezentacji, niż w przypadku zastosowania samego komputera.

Pomagamy w poprawie komunikacji i pracy zespołowej
 
Bliska kooperacja z producentami daje nam możliwość wypożyczenia wideoterminali oraz innych narzędzi do spotkań i wspólnej pracy, nawet na tak długie okresy jak do 90-dni. Oprócz tego, odwiedzić mogą Cię nasi inżynierowie, którzy pomogą Ci je skonfigurować oraz pokażą, jak wykorzystywać ich ciekawsze funkcje.

Jesteśmy także w stanie przeszkolić ze znanych nam rozwiązań i narzędzi szersze grono Twojego personelu.

Zapraszamy do kontaktu drogą mailową This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. lub telefonicznie +48 797 004 932.