Obsługa wydarzenia w Cisco Webex Events
 
Okno aplikacji Cisco Webex Events wygląda dość podobnie dla wszystkich, niemniej bardziej uprzywilejowane role mają dostępne dodatkowe funkcje i ustawienia. Dostępne w trakcie spotkania opcje zależą też od konfiguracji spotkania i mogą się zmieniać w jego trakcie. Przykładem tego są opcje zmiany widoku siatki i układu spotkania, które wyglądają inaczej, kiedy prezenter coś prezentuje, a inaczej, kiedy mamy obraz z kamery. Pierwszy obrazek u dołu pokazuje okno aplikacji z punktu widzenia prezentera, kiedy nie zaczął on jeszcze niczego udostępniać.
 
Rolę prezentera można przekazać innej osobie, wtedy pojawi się przy niej małe logo Cisco Webex. Aby to zrobić, trzeba kliknąć na niej prawym guzikiem i zmienić jej rolę. Osoba prezentująca treść może udostępnić cały ekran, wybraną aplikacje, plik lub białą tablice. Po prezentowanej treści można także rysować lub oddać taką możliwość innej wskazanej osobie. Paneliści i prezenter mają również możliwość weryfikowania uważności słuchaczy.
 
 
W prawym dolnym rogu mamy możliwość zmiany wyświetlania udostępnionych w trakcie spotkania sekcji listy uczestników czatu i Q&A. W trakcie spotkania, zarówno prezenter, jak i reszta panelistów może w dowolnym momencie włączać i wyłączać sobie mikrofon. Służy do tego zarówno guzik Mute/Unmute, jak i ikonka symbolizująca mikrofon przy nazwie użytkownika. Zwykli uczestnicy nie mogą sami tego zrobić, stąd powinni wcześniej podnieść rękę, za pomocą specjalnej ikonki, którą widać na obrazku poniżej. Udzielić głos zwykłemu uczestnikowi może tylko któryś z panelistów lub prezenter.
 
 
Jeżeli chcemy poprosić prowadzącego o oddanie kontroli, należy użyć guzika widocznego po lewej stronie prezentowanej treści. W ten sposób możemy m.in. przejąć kontrolę udostępnianego ekranu czy możliwości rysowania i pisania po udostępnianej treści. Oczywiście prowadzący musi wyrazić na to zgodę.
 
W trakcie wydarzenia prezentujący może zadawać pytania, a uczestnicy mogą udzielać różnych odpowiedzi przy użyciu ikony głośnika. W ten sposób udzielona przez nich odpowiedź w postaci stosownej ikonki pojawi się przy ich imieniu i nazwisku na liście uczestników. Dostępne są różne opcje widoku wydarzenia, zmieniać je można w prawym górnym rogu głównego okna, zaraz nad prezentowaną treścią. Dla przykładu, w miejscu na obraz z kamery prezentera możemy mieć sekcję czatu, sekcję Q&S czy listę uczestników.

W trakcie aktywnego prezentowania treści przez prezentera, zmienia się nieco wygląd jego interfejsu. W ten sposób lepiej może się on skupić na prezentowanej treści i pozostawić inne funkcje pozostałym panelistom. Wszystkie dostępne opcje do sterowania wydarzeniem można znaleźć u góry interfejsu.
 
 
 
Górny pasek narzędzi udostępnia m.in. możliwość przekazania kontroli swojego pulpitu czy oddania możliwości rysowania (Annotate) po prezentowanej treści konkretnym osobą. Poprzez niego możemy też zakończyć prezentację. Służy do tego guzik Stop Sharing. Warto na spokojnie zapoznać się z dostępnymi na nim opcjami.

Jak już wspomnieliśmy, dostępne opcje zależą od roli jaką posiada uczestnik oraz ustawień wydarzenia. Poniżej został pokazany przykładowy pasek opcji, jaki dostępny jest w dolnej części interfejsu narzędzia Cisco Webex Events.
 
  • Unmute – możemy włączać lub wyłączać własny mikrofon. Jeśli mikrofon jest podświetlony na czerwono to mikrofon jest wyłączony, a jeśli się świeci na czarno to jest włączony.
  • Start video – tym guzikiem włączamy lub wyłączamy swoją kamerę. Jeżeli kamera jest podświetlona na czerwono to jest wyłączona, a jeśli się świeci na czarno to jest włączona. W guziku tym mamy możliwość zmiany ustawienia kamery jak i wirtualnego tła.
  • Share – za pomocą tego guzika możemy udostępnić ekran lub aplikacje, który zostanie pokazany uczestnikom,
  • Record – tym guzikiem możemy nagrać przebieg wydarzenia (zapis odbywa się do chmury Cisco Webex lub na komputer prowadzącego).
  • More options – zmiana ustawień audio, możliwość zaproszenia dodatkowych uczestników i wysłania dodatkowych powiadomień o wydarzeniu, znajduje się tam link do spotkania, a także opcja blokady spotkania hasłem.
  • End event – guzika ten służy do zamknięcia wydarzenia.
  • Participants – klikając w ten guzik wyświetli nam się w lewym panelu lista uczestników. Lista może być widoczna tylko dla hosta i panelistów lub mogą ją widzieć wszyscy uczestnicy.
  • Chat – uruchomienie czatu. Host ma możliwość pisania do wszystkich lub wybranych uczestników. Uczestnicy mogą pisać tylko do hosta bądź do panelistów.
  • Panel options – dodatkowe sekcje panelu, jak dla przykładu sekcja Q&A.

Po rozpoczęciu wydarzenia mikrofon każdego zwykłego uczestnika jest wyłączony. Uprzywilejowani uczestnicy, jak gospodarz, prezentujący czy paneliście, mogą włączyć i wyłączyć mikrofon konkretnej osobie lub wszystkim. Po zakończeniu swojej wypowiedzi, zwykły uczestnik może sam wyłączyć swój mikrofon lub zaczekać aż zrobi to za niego osoba uprzywilejowana. Dodatkowo, w trakcie spotkania kamery zwykłych uczestników są nieaktywne. Jedynie gospodarz, prezentujący oraz paneliści mogą mieć aktywne kamery.

Treść w trakcie wydarzenia może być prezentowana tylko przez osobę będącą w danej chwili prezenterem. Rola ta jest przenoszona pomiędzy gospodarzem i panelistami. Aby zwykły uczestnik spotkania mógł coś zaprezentować, trzeba najpierw nadać mu rolę panelisty. By móc to uczynić, w panelu Participants trzeba wybrać opcję View all participants. Dalej trzeba odnaleźć uczestnika, klikając na nim prawym guzikiem myszy i opcję Make Panelist.

Chwilowo występuje problem przy pisaniu z polskimi literami w oknie czata oraz na białej tablicy i po rysunkach, ze względu na kolizję z niektórymi skrótami, stąd warto tego unikać.

Można korzystać z kilku białych tablic jednocześnie, bez straty wykonanych na nich notatek i rysunków. Da się pomiędzy nimi przełączać. Wyniki pracy możemy zapisać w dowolnej chwili. 
W ramach wydarzenia Cisco Webex Events wyróżnia się 4 różne role, jakie mogą posiadać jego uczestnicy:
 
1. Gospodarz (ang. host):
  • zajmuje się organizacją i konfiguracją spotkania oraz zaproszeniem uczestników i panelistów,
  • określa, czy na wejściu uczestników ich mikrofon ma być wyłączony lub włączony,
  • określa, czy uczestnicy maja widzieć się wzajemnie na liście uczestników wydarzenia,
  • włącza i wyłącza mikrofon uczestnikom wydarzenia (uczestnik sam tego nie może),
  • może włączać i wyłączać mikrofon panelistów (mogą oni robić to także sami),
  • może nadać uczestnikowi role panelisty, prezentera jak i przekazać rolę gospodarza,
  • domyślnie po wystartowaniu spotkania pełni też rolę prezentera, którą może przekazać,
  • jest upoważniony do włączania i wyłączania kamery oraz mikrofon swojego urządzenia,
  • uczestniczy w dyskusjach, których inni uczestnicy słuchają,
  • jest uprawniony do odpowiadania na publiczne i prywatne wiadomości czatu,
  • domyślnie może uruchamiać ankiety (rola koordynatora ankiety),
  • przegląda i odpowiada na pytania uczestników podczas sesji pytań i odpowiedzi (ang. Q&A),
  • sprawdza wyniki ankiet,
  • może zapisać wyniki ankiet, wiadomości z czatu czy sekcji Q&A,
  • na czacie może wysyłać wiadomości do wszystkich i do każdego indywidualne.
2. Uczestnik (ang. attendee, participant):
  • nie ma możliwości włączenia swojego mikrofonu, gdy jest on wyłączony przez gospodarza,
  • ma pozwolenie na włączanie lub wyłączanie swojego mikrofon tylko, gdy jest on włączony przez gospodarza,
  • nie ma upoważnienia do włączania swojej kamery,
  • nie może prezentować ekranu i udostępniać treści ze swojego urządzenia,
  • może na czacie wysyłać komunikaty tylko do gospodarza, panelistów i prezentera. 
3. Panelista (ang. panelist):
  • jest upoważniony do włączania i wyłączania kamery oraz mikrofon swojego urządzenia,
  • uczestniczy w dyskusjach, których inni uczestnicy słuchają,
  • jest uprawniony do odpowiadania na publiczne i prywatne wiadomości czatu,
  • domyślnie może uruchamiać ankiety (rola koordynatora ankiety),
  • przegląda i odpowiada na pytania uczestników podczas sesji pytań i odpowiedzi (ang. Q&A),
  • sprawdza wyniki ankiet,
  • może zapisać wyniki ankiet, wiadomości z czatu czy sekcji Q&A,
  • na czacie może wysyłać wiadomości do wszystkich i do każdego indywidualne.
4. Prezenter (presenter):
  • może prezentować ekran, dokumenty i prezentacje,
  • może prezentować inne multimedialne treści,
  • jest upoważniony do włączania i wyłączania kamery oraz mikrofon swojego urządzenia,
  • uczestniczy w dyskusjach, których inni uczestnicy słuchają,
  • jest uprawniony do odpowiadania na publiczne i prywatne wiadomości czatu
  • domyślnie może uruchamiać ankiety (rola koordynatora ankiety),
  • przegląda i odpowiada na pytania uczestników podczas sesji pytań i odpowiedzi (ang. Q&A).
  • sprawdza wyniki ankiet,
  • może zapisać wyniki ankiet, wiadomości z czatu czy sekcji Q&A,
  • na czacie może wysyłać wiadomości do wszystkich i do każdego indywidualne. 
 
Nie opisaliśmy tutaj wszystkich funkcji dostępnych w ramach wydarzenia Cisco Webex Events, a tylko te bardziej użyteczne. Po więcej odsyłamy do innych naszych instrukcji oraz instrukcji dostępnych na stronie producenta.

Zainteresowanych platformą Cisco Webex zapraszamy do kontaktu. Wykorzystujemy ją od lat!

Bliska kooperacja z producentami daje nam możliwość wypożyczenia wideoterminali oraz innych narzędzi do spotkań i wspólnej pracy, nawet na tak długie okresy jak do 90-dni. Oprócz tego, odwiedzić mogą Cię nasi inżynierowie, którzy pomogą Ci je skonfigurować oraz pokażą, jak wykorzystywać ich ciekawsze funkcje.

Jesteśmy także w stanie przeszkolić ze znanych nam rozwiązań i narzędzi szersze grono Twojego personelu.

Zapraszamy do kontaktu drogą mailową This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. lub telefonicznie +48 797 004 932.