Zakładanie wydarzenia w Cisco Webex Events
 
Aby uruchomić wydarzenie w Cisco Webex Events, należy zalogować się do platformy Cisco Webex. W tym celu, w przeglądarce webowej należy wpisać adres organizacyjnej strony Cisco Webex, gdzie klikamy na ikonę Sign In. Dla naszej organizacji jest to https://networkers.webex.com. Zaraz po tym pokaże nam się ekran logowania, gdzie wpisujemy najpierw adres e-mail konta zarejestrowanego w systemie, a następnie podajemy stosowne hasło.
 
 
Po zalogowaniu się do głównego ekranu naszego konta, w lewym dolnym rogu wybieramy Webex Events.
 
 
 
Po wybraniu opcji Webex Events ukaże się nam niżej widoczne okno. Z tego miejsca możemy dołączyć do innych wydarzeń, podając ich numer w Event Number i klikając Join Now. Aby stworzyć nowe wydarzenie, na lewym pasku nawigacji, w sekcji Host an Event należy wybrać Schedule an Event.
 
 
W Schedule an Event wypełniamy informacje które są związane z wydarzeniem. Poniżej opisujemy najczęściej wykorzystywane opcje i parametry poszczególnych sekcji.
 
Basic Information:
  • Event type – typ wydarzenia, który zależy od wykupionej licencji i maksymalnej ilości uczestników.
  • Event name – nazwa wydarzenia.
  • Registration – określamy, czy wymagana jest rejestracja po odbiorze zaproszenia.
  • Event password – nadajemy hasło dla wydarzenia (system może sam je wygenerować).
Date & Time:
  • Start date – date wydarzenia.
  • Start time – godzina rozpoczęcia spotkania. Data podawana jest w systemie AM/PM, gdzie AM obowiązuje od godzinie 24:00 do 11:59, a PM obowiązuje od godziny 12:00 do 23:59.
  • Estimated duration – przewidywany czas trwania spotkania (najlepiej jest założyć 30 minut więcej).
  • Time zones – strefa czasowa. Wybieramy Amsterdam, jako że Warszawy nie mamy w systemie.
  • Email reminder – określamy czy i na ile przed wydarzeniem ma zostać wysyłane dodatkowe przypomnienie.

Audio Conference Settings:

  • Select conference type – wybieramy opcję obsługi głosu w ramach wydarzenia (może zależeć od licencji).
  • Entry & exit tone – widoczne w przypadku wybrania powyżej Webex Audio (ustawiamy czy ma być generowany sygnał dźwiękowy w trakcie dołączania i opuszczania wydarzenia przez uczestników).

Event Description & Options:

  • Description – szerszy opis wydarzenia.
  • Host image – mamy możliwość umieszczenia zdjęcia osoby prowadzącej.
  • Event material – dodatkowe materiały dla uczestników, jak pliki czy zdjęcia. Jeśli uczestnik nie pobierze ich przy rejestracji do spotkania, to później nie będzie miał takiej możliwości.
  • Other UCF options – opcje dotyczące wykorzystania plików multimedialnych w trakcie spotkania. UCF (Universal Communications Format) jest specjalnym formatem plików, który wykorzystywany jest do prezentowania plików multimedialnych w Cisco Webex (do plików tych należą m.in.: nagrania Webex, wideo, audio, pliki Adobe Flash, pliki Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, strony internetowe i inne pliki firm trzecich).
  • Who can view the attendee list – określamy kto widzi listę uczestników (tylko gospodarz z panelistami lub wszyscy).
  • Video – aktywacja funkcji wideo dla wydarzenia.
  • Post-event survey – zaznaczamy, jeżeli chcemy uruchomić ankietę po wydarzeniu.

Attendees & Registration:

  • Attendees – tworzymy listę uczestników.
  • Invite friends – możemy pozwolić osobom zarejestrowanym na zapraszanie znajomych do tego wydarzenia.
  • Maximum number of registrants – ustalamy maksymalną liczbę uczestników wydarzenia.
  • Registration form – personalizacja formularza rejestracyjnego (ustawiamy pytania, które pojawią się w trakcie rejestracji).
  • Approval require – zgody na które musi wyrazić zgodę uczestnik, aby przystąpić do wydarzenia.
  • Registration password - określamy czy będzie wymagane hasło do rejestracji lub pozostawiamy bez hasła.
  • Registration ID require – definiujemy czy do rejestracji konieczne jest podanie ID wydarzenia.

Na tym etapie warto dodać, że można zarówno spersonalizować cały formularz rejestracyjny wydarzenia ręcznie, używając wspomnianego wcześniej Registration form lub skorzystać ze zdefiniowanych wcześniej zestawów pytań rejestracyjnych i ankietowych, które tworzy się w lewym menu. Służą do tego odpowiednio opcje Registration Questions i Survey Questions. Zadawane w trakcie rejestracji pytania mogą być obowiązkowe lub dobrowolne.

Presenters & Panelists:

Panelists – tworzenie listy panelistów wydarzenia. Możemy ją stworzyć manualnie, wczytać, lub nie tworzyć na tym etapie. Host wydarzenia może rozesłać zaproszenia do uczestników i rejestracji przy pomocy mechanizmu Cisco Webex Events lub samodzielnie. Po skorzystaniu z tej opcji pojawi nam się lista jak poniżej.

Bardzo ważne, aby na tej liście przed wydarzeniem znaleźli się wszyscy paneliści. Jeżeli któregoś nie będzie, to nie będzie mógł on dołączyć do spotkania poprzez przesłany odnośnik dla panelistów. Jeżeli o kimś zapomnimy w trakcie tworzenia spotkania, to będzie można go tutaj dodać po jego utworzeniu.

W New Panelist uzupełniamy dane panelistów i prezentujących. Na podany adresy e-mail zostanie wysłane zaproszenie. Jeśli wpisaliśmy wszystkie dane, to klikamy Add to Invitation List. Zapisany uczestnik wydarzenia pojawi się w sekcji Panelists to Invite.

Jeśli już wprowadziliśmy wszystkich uczestników, musimy teraz zaznaczyć pola wyboru, klikając Select All, a następnie kliknąć w guzik Invite. Po skończeniu ustawień wydarzenia, do wszystkich zaznaczonych uczestników zostanie wysłane stosowne zaproszenie.

Gdyby w późniejszym etapie pojawiła się konieczność dodania dodatkowych uczestników, w Panelist klikamy View invitation list i tak samo jak wcześniej, w sekcji New Panelist dodajemy ich. Dalej zaznaczamy tylko nowo podane osoby, klikając później Invite. Unikamy w ten sposób powtórnego wysyłania zaproszeń do poprzednio wprowadzonych osób. Dla panelistów można także ustawić odrębne hasło do wydarzenia.

 

Email Messages:

Definiujemy tu dodatkowe parametry powiadomień czy przypomnień, jakie będą wysyłane do uczestników.

Klikając w odnośnik Panelists pola Invitation emails uzyskujemy możliwość zdefiniowania własnej treści wiadomości e-mail, dla odpowiednio uczestników (Attendees) i panelistów (Panelists).

Przed końcem definiowania wydarzenia mamy jeszcze możliwość wykorzystania jego ustawień w przyszłości do kolejnych spotkań. Można tego dokonać za pomocą guzika Save as template... Jeżeli na tym etapie wszystko jest w porządku, możemy dodać wydarzenia do harmonogramu, za pomocą guzika Schedule This Event.


Zaraz po tym zostaniemy zapytani o chęć zaproszenia uczestników. Nie musimy tego robić na tym etapie, natomiast warto to zrobić od razu. Wtedy zaproszenia te zostaną wysłane do wcześniej wskazanych uczestników (na etapie ich dodawania). W kolejnym kroku zostaniemy przeniesieni na stronę wydarzenia, podobną do poniższej.

W miejscu tym mamy możliwość ponownego wejścia do ustawień czy edycji wydarzenia, gdzie można zmienić jego wcześniej ustawione parametry i opisy, a także zaprosić dodatkowych uczestników i panelistów. Na tym etapie można też wejść do zarządzania rejestracją, gdzie można odrzucać lub zaakceptować rejestracje uczestników i całkiem anulować wydarzenie. Listę aktywnych wydarzeń, którymi możemy zarządzać można znaleźć w sekcji Site Events. Po wejściu do niej, widać listę wszystkich powiązanych z nami wydarzeń.

Do każdego z nich możemy wejść, poprzez kliknięcie w nazwę wydarzenia, gdzie dalej pokaże nam się okno, w którym widać wszystkie szczegółowe informacje na jego temat i mamy możliwość pełnej edycji jego ustawień. 

Na koniec warto jeszcze dodać, że w przypadku uruchomienia nagrywania wydarzenia do chmury Cisco Webex, nagranie to powinno pojawić się w sekcji My Event Recordings do 48 godzin od zakończenia wydarzenia.


Zainteresowanych platformą Cisco Webex zapraszamy do kontaktu. Wykorzystujemy ją od lat!

Bliska kooperacja z producentami daje nam możliwość wypożyczenia wideoterminali oraz innych narzędzi do spotkań i wspólnej pracy, nawet na tak długie okresy jak do 90-dni. Oprócz tego, odwiedzić mogą Cię nasi inżynierowie, którzy pomogą Ci je skonfigurować oraz pokażą, jak wykorzystywać ich ciekawsze funkcje.

Jesteśmy także w stanie przeszkolić ze znanych nam rozwiązań i narzędzi szersze grono Twojego personelu.

Zapraszamy do kontaktu drogą mailową This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. lub telefonicznie +48 797 004 932.